*Camila Di Nardo Galbes Dutra
O sistema eSocial é uma iniciativa da Receita Federal, Caixa Econômica, INSS e Ministério do Trabalho, que faz parte do SPED – um projeto que visa modernizar processos envolvendo obrigações fiscais e, assim, reduzir a burocracia que limita o setor empresarial brasileiro.
Basicamente, aqueles que tiverem empregados, incluindo os trabalhadores domésticos, deverão adotar o uso do eSocial para cumprir diferentes obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Assim, este sistema substituiu os formulários, guias, papeladas e outras plataformas on-line, simplificando e centralizando o envio dos dados.
Prevendo a complexidade do projeto, o governo optou por fracionar a implantação do eSocial por meio de divisões de grupos e fases. Assim, o envio das informações passou a ser gradual, até que todas as empresas obrigadas a informar seus dados o fizessem.
Oficialmente o eSocial foi instituído por meio do Decreto nº 8373/2014, entrando em vigor a partir de janeiro de 2018.
Todas as empresas devem prestar contas de suas informações ao eSocial, independentemente do seu porte ou segmento. Assim, empresas que não se adequarem poderão sofrer algumas penalidades em forma de multa.
Com o avanço do programa, pode-se observar diferentes impactos nas empresas, tais como: possibilidade de maior controle sobre as informações prestadas; revisão constante das rotinas e procedimentos internos da empresa; agilidade para entrega de documentos previstos em lei; melhora na gestão de pessoal; e maior padronização e controle dos processos.
Podemos citar ainda como um dos principais impactos do eSocial a implantação de um sistema de gestão da Saúde e Segurança do Trabalho, que passou a ser uma necessidade e trouxe maior segurança.
Outro aspecto importante a ser destacado é a intensificação da fiscalização pelos órgãos do governo, gerando um grande risco de autuação entre as empresas despreparadas em relação ao eSocial.
Por esta razão, é essencial que as empresas se preocupem em implantar um bom compliance jurídico, com eficaz adequação às normas trabalhistas, previdenciárias e tributárias.
O compliance jurídico é a forma de garantir a segurança necessária para a empresa. O preenchimento das informações por meio digital deve obedecer às regras impostas. Neste sentido, é indispensável o auxílio de profissionais especializados em Direito e nas demais áreas que o sistema engloba, a fim de evitar erros no cumprimento das obrigações.
Importante estar atento, pois, a partir de 1º de janeiro de 2023, tornou-se obrigatório para todas as empresas o envio dos eventos de SST (Saúde e Segurança do Trabalho) por meio digital, e aqueles que não se adequarem a este formato estarão sujeitos a multa.
Para evitar problemas jurídicos e penalidades, é essencial algumas precauções: observar se as admissões dos novos colaboradores estão sendo cadastradas na plataforma; realizar a comunicação das férias de todos os colaboradores; manter sempre atualizados os dados cadastrais de cada trabalhador; reportar todos os acidentes de trabalho, mesmo que não resulte em afastamento; informar os riscos existentes para as atividades desenvolvidas; cumprir o PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional), informando quando houver afastamentos e encaminhando sempre o ASO (Atestado de Saúde Ocupacional).
Mantenha-se em dia com as obrigações e garanta que a instituição esteja sempre de acordo com as regulamentações vigentes. Neste sentido, contar com profissionais especializados é o caminho mais seguro.
*Camila Di Nardo Galbes Dutra, sócia do escritório De Paula Machado