Um estudo da Universidade da Califórnia em Irvine, EUA, conclui que há relação entre o uso ininterrupto de e-mail profissional por trabalhadores e problemas com produtividade e estresse.
Segundo o release divulgado pela UCI e a entrevista da pesquisadora Gloria Mark ao blog de tecnologia do jornal The New York Times “Bits“, a pesquisa tinha por objetivo avaliar as diferenças entre o trabalho com e sem o uso contínuo do e-mail corporativo, especialmente quanto aos efeitos na saúde e produtividade dos trabalhadores.
Os resultados foram publicados em um artigo intitulado “A Pace Not Dictated by Electrons: An Empirical Study of Work Without Email” (algo como “Um ritmo não ditado por elétrons: um estudo empírico sore o trabalho sem e-mail“).
A pesquisadora implantou monitores cardíacos em empregados de um escritório vinculado ao exército estadunidense (um dos financiadores da pesquisa, ao lado da NSF – National Science Foundation, fundação de fomento à pesquisa nos EUA), em Boston (MA). Durante o período da pesquisa, o equipamento montorava segundo a segundo seus níveis de estresse.
Os computadores dos voluntários também foram monitorados, de forma a contabilizar as quantidades de vezes que eram alternadas as janelas dos programas; um indicativo, segundo a pesquisadora, da quantidade de vezes que o trabalho era interrompido.
Ainda durante o período de pesquisa, os treze voluntários deixaram, por cinco dias, de usar continuamente o e-mail corporativo.
Gloria Mark, que é autora de diversos artigos sobre temas como foco e interrupções no trabalho, explica que os resultados indicam que os níveis de estresse, após cinco dias de interrupção no uso do e-mail, eram menores, com frequência cardíaca mais amena, em relação aos empregados quando acessavam continuamente o e-mail.
Nesse período, comenta a pesquisadora, os batimentos cardíacos indicam que os voluntários mantinham-se mais frequentemente em “high alert“, ou seja, em maior estado de tensão.
O estudo concluiu também que a continuidade do trabalho era interrompida com menor frequência, já que os empregados, quando utilizavam e-mail continuamente, alternavam janelas dos programas, em média, 37 vezes por hora. No período de cinco dias de interrupção do uso contínuo de e-mail, a frequência caiu para 18 vezes por hora — menos da metade.
A pesquisadora sugere a adoção de orientações e métodos para redução da quantidade e perenidade do acesso ao e-mail profissional, como a regulação do tempo de login nos servidores ou o envio de mensagens em lote, até duas vezes por dia.
No livro “Como se tornar mais organizado e produtivo”, publicado no Brasil pela editora Sextante, o consultor Ken Zeigler, especialista em gerenciamento de tempo, organização e produtividade, também sugere algumas táticas para melhorar a utilização dessa ferramenta:
“Estabeleça horários de sua conveniência para verificar a caixa de entrada de e-mails. Desligue sinais sonoros ou avisos de que tem correspondência para evitar distrações desnecessárias.”
“Resolva logo seus e-mails. Passe os olhos por todas as mensagens e apague os spams e outras malas diretas que só fazem tomar tempo. A seguir, responda aos assuntos mais importantes. Não conserve mais do que uma mensagem não-respondida em sua caixa de entrada.”
“Não use a sua lista de mensagens recebidas como uma lista de tarefas: vai ser a mesma coisa que empilhar papéis em sua escrivaninha.”
No Brasil, o uso de e-mail corporativo e o monitoramento das atividades dos trabalhadores ao computador tem sido objeto de controvérsia, especialmente nos Tribunais.
O entendimento majoritário é no sentido de que políticas de controle do uso de e-mail corporativo devem ser claras, participadas antecipadamente ao trabalhador e implantadas de forma que não sejam invadidas a privacidade e intimidade do empregado.